Kariera
Automatyzacja procesów biznesowych zyskuje popularność na całym świecie. Jakie korzyści z uruchomienia automatów w procesach może uzyskać firma z branży TSL oraz jej Klienci? O arkanach automatyzacji opowiada Kierownik Działu Lean & Process Management z międzynarodowej grupy transportowo-logistycznej AsstrA-Associated Traffic AG, Maciej Tyburczy.
Co kryje się pod pojęciem „automatyzacja procesów biznesowych”?
- Automatyzacja procesów biznesowych to realizacja wybranych zadań lub kroków w procesach z wykorzystaniem programów komputerowych czy automatycznych algorytmów. Przekazanie części zadań automatom pozwala pracownikom zaoszczędzić ich cenny czas, który mogą przeznaczyć na ważniejsze zadania, dodające wartość dla Klienta.
Takie podejście pozwala nie tylko podnieść jakość obsługi, zwiększyć zadowolenie Klientów i oszczędzić cenny czas pracowników , ale także obniżyć koszty organizacji, zwiększyć wydajność firmy i pracowników oraz zmniejszyć napięcie i nerwowość w pracy. Dzięki temu Klienci otrzymują kompleksowe i profesjonalne usługi.
W jaki sposób można osiągnąć powyższe korzyści?
- Automatyzacja procesów biznesowych nie jest działaniem jednorazowym. Aby zwielokrotnić korzyści płynące z tego działania, warto uruchomić w firmie program, który będzie łączył wszelkie działania w tym obszarze. Ułatwi to zarządzanie i pozwoli lepiej komunikować zmiany w całej organizacji.
Z jakich automatów warto korzystać?
- Narzędzia IT do automatyzacji procesów biznesowych można podzielić na trzy grupy: programy IT zakupione przez firmę lub stworzone „od zera”, programy z rodziny RPA (Robotic Process Automation), a także tanie i darmowe rozwiązania on-line wzmocnione kreatywnością pracowników, które pozwalają osiągnąć podobne rezultaty.
Oczywiście każde z powyższych narzędzi ma swoje wady i zalety. Głównymi wadami dwóch pierwszych jest koszt i czas wdrożenia. Natomiast podejście wskazane w punkcie trzecim nie zawsze będzie spełniać wygórowane oczekiwania zaawansowanych korporacji. Jednak czy firma, która rozpoczyna przygodę z automatyzacją procesów, musi zaczynać od najbardziej zaawansowanych i kosztownych narzędzi? Z mojego doświadczenia wynika, że przygodę z automatyzacją procesów należy rozpoczynać od małych kroków, a z czasem można zacząć wdrażać bardziej ambitne rozwiązania IT.
W jaki sposób firmy z branży TSL oraz ich Klienci mogą korzystać z dobrodziejstw automatyzacji procesów biznesowych?
- Na początku należy zidentyfikować elementy procesu biznesowego, które są monotonne, powtarzalne, ale również zestandaryzowane i dobrze opisane. A co najważniejsze - elementy procesu, które nie dodają wartości dla Klienta. Takie zadania znajdują się w wielu procesach back-office, księgowych, sprzedażowych czy operacyjnych. Dla przykładu można podać proces obsługi Klienta przez dział sprzedaży. Wiele powtarzalnych czynności może być zautomatyzowanych, aby odzyskać czas pracownika. Dzięki temu będzie miał on czas na zwiększanie sprzedaży i lepsze budowanie relacji z Klientami.
Następnie analiza, poszukiwanie sposobów automatyzacji, pilotaż i wdrożenie. W przypadku sukcesu zaleca się powielenie narzędzia we wszystkich procesach, w których dane czynności występują. To pozwoli zwielokrotnić korzyści.
Wyżej opisane kroki są proste do przewidzenia, jednak warto nieco szerzej opisać etap poszukiwania sposobów automatyzacji. To właśnie wtedy powstaje koncepcja automatyzacji. Duży wpływ na pomysł ma doświadczenie osób, które znają możliwości narzędzi dostępnych na rynku, jak również kreatywność i zaangażowanie pracowników.
Automatyzacja procesów biznesowych to przyszłość dla firm z każdej branży. Pozwala rozwijać organizację we współczesnym świecie pełnym wyzwań.