IT Digest: Cyfryzacja podnosi wyniki firm

Automatyzacja procesów i wykorzystanie robotów od dawna jest standardem w zakładach przemysłowych. Dzięki przejęciu rutynowych działań przez maszyny, zostały uwolnione ogromne zasoby ludzkie i przekierowane do ważniejszych zadań wymagających kreatywności. Po kilkudziesięciu latach aktywnego użytkowania automatyzacja zyskała popularność w środowisku biznesowym.

W tym artykule Vladislav Lagun, CCO w AsstrA-Associated Traffic AG, oraz Marina Syroezhkina, dyrektor działu technologii informatycznych AsstrA, opowiedzą o tym, jak firmy zwiększają produktywność i usprawniają procesy pracy poprzez automatyzację i wykorzystanie robotów.

W biznesie międzynarodowym obserwujemy trend polegający na tym, że firmy komunikują się ze sobą „maszyna z maszyną” i wymieniają wiele danych. Tradycyjnie ludzie zajmowali się tego rodzaju komunikacją.

Obecnie logistyka jest bardzo międzynarodową branżą, która pozostanie tym, co nazywamy „biznesem opartym na ludziach”. Tutaj środowisko zmienia się tak szybko, że robot po prostu nie jest w stanie zastąpić człowieka. W grę wchodzi zbyt wiele złożonych czynników i procesów. Ludzki mózg jest jedyną „maszyną”, która może skutecznie przetwarzać wszystkie te dane na raz.

To główny powód, dla którego Grupa AsstrA podjęła strategiczną decyzję, aby nadal myśleć o sobie jako o „biznesie opartym na ludziach”. Nasze przesłanie zawiera nawet hasło „Logistics with a Human Touch”, które podkreśla indywidualne podejście jakie mamy do każdego klienta i zlecenia.

Obecnie społeczeństwo może korzystać z infrastruktury cyfrowej na wiele sposobów. Zespół AsstrA wierzy, że podejście „Logistics with a Human Touch” może zostać wzmocnione rozwiązaniami cyfrowymi, aby zapewnić klientom wartość dodaną. Teraz ta zasada znajduje odzwierciedlenie w kilku inicjatywach cyfrowych podjętych w AsstrA.

Porozmawiajmy o EDI

Elektroniczna wymiana danych (EDI) to wymiana między komputerami partnerów biznesowych dokumentów firmowych w standardowym formacie elektronicznym.

W 2022 roku AsstrA zrealizowała 8200 zamówień EDI, o 5% więcej niż w 2021 roku.

Główne zalety EDI to:

Po pierwsze, większa dokładność. Gdy przetwarzaniem danych zajmują się ludzie, błędy mogą się zdarzyć, zwłaszcza w przypadku powtarzających się informacji, z którymi pracuje wiele różnych osób. Gdy chodzi o wtórne procesy, algorytm jest o wiele pewniejszym rozwiązaniem.

Po drugie, lepsze zarządzanie czasem. Mniej energii zużywanej na przekazywanie prostych informacji między podwykonawcami w łańcuchu dostaw, oznacza więcej czasu na interakcję z klientami. Profesjonaliści mogą pracować wydajniej i poświęcać czas na czynności o większej wartości niż proste przekazywanie danych, z czym komputer radzi sobie idealnie.

Po trzecie, rozwiązania EDI gromadzę dane łańcucha dostaw, które łatwo można analizować w celu zidentyfikowania potencjalnych usprawnień procesów lub oszczędności. Jeśli big data to dzisiejsze złoto, jak mówi przysłowie, to systemy EDI to kopalnie złota.

A co z RPA?

Robotic Process Automation (RPA) to optymalizacja procesów biznesowych z wykorzystaniem automatyzacji robotów. RPA stosuje się tam, gdzie nie ma możliwości wdrożenia pełnej automatyzacji.

Robot to skrypt zaprogramowany do wykonywania określonego zestawu zadań. Jednocześnie działania robota całkowicie zastępują działania osoby, która w innym razie wykonywałaby tę pracę.

W AsstrA-Associated Traffic AG spedytorzy są głównymi klientami wewnętrznymi zespołu IT, jeśli chodzi o wdrażanie RPA. Aby wprowadzić zrobotyzowaną automatyzację procesów do działu operacyjnego, wybrano 4 przypadki użycia dla kluczowych klientów firmy:

1. Transfer danych do systemu klienta.
2. Przeniesienie zdarzeń do systemu klienta.
3. Przeniesienie danych o pojeździe i geolokalizacji ładunku do systemu klienta.
4. Porównanie terminów w systemie klienta z informacjami w wewnętrznym systemie AsstrA w celu synchronizacji KPI klienta i dostawcy usług logistycznych.

AsstrA stosuje takie podejście w pracy z komunikacją ustrukturyzowaną. Dla klientów zapewnia to korzyści w postaci szybszego przetwarzania danych ze strony AsstrA. Gdy otrzymamy zlecenie transportowe drogą mailową od danego klienta, jesteśmy w stanie przekształcić informacje z wiadomości e-mail w gotowy lub prawie kompletny formularz zlecenia transportowego w naszym systemie zarządzania transportem, zamiast wykonywać to samo zadanie ręcznie.

Mamy teraz projekt pilotażowy, w którym możemy odczytywać informacje z czatów w różnych komunikatorach, takich jak WhatsApp lub Viber, między członkami naszego zespołu operacyjnego a dyspozytorami przewoźników. Informacje te są uporządkowane i wprowadzane bezpośrednio do naszego systemu zarządzania zleceniami transportowymi. W połączeniu z istniejącym już łączem EDI daje to klientowi szansę na otrzymanie informacji o aktualnej przesyłce znacznie szybciej niż w przypadku tradycyjnej interakcji. Automatyczne dostarczanie danych pozwala wszystkim stronom zaoszczędzić czas na dostawach i skupić się na rozwiązywaniu wszelkich nieoczekiwanych problemów lub wyzwań, które mogą pojawić się podczas procesu realizacji zlecenia.

W przypadku przewoźników AsstrA wykorzystuje również technologię RPA do systematycznego przetwarzania faktur. Pozwala to skrócić czas przetwarzania dokumentów, a w efekcie przyspieszyć płatność za usługi transportowe. Przewoźnicy szybciej otrzymują zapłatę za wykonane usługi, ponieważ AsstrA nie ma opóźnień związanych z otrzymywaniem faktur, przesyłaniem ich między biurami i wprowadzaniem do systemów. Robot RPA zajmuje się tym wszystkim automatycznie, od zeskanowania faktury po wprowadzenie danych do systemu i przesłanie autoryzacji płatności do zespołów operacyjnych i finansowych.

W 2022 r. algorytm RPA odczytał 2000 przychodzących e-maili, o 1% więcej niż w 2021 r.

Portal Przewoźnika

Z wewnętrznych rozwiązań cyfrowych przejdźmy do Portalu Przewoźników, równie ważnej aplikacji internetowej, wykorzystywanej przez zespół AsstrA do interakcji z przewoźnikami.

Z aplikacji regularnie korzysta 75 najbardziej lojalnych przewoźników AsstrA. Mamy tam pulpity nawigacyjne ładunków, które nazywamy „wolnym frachtem”, lub zleceń, które nie mają z góry przypisanych przewoźników. Wszyscy nasi zatwierdzeni podwykonawcy mogą przejrzeć i zaakceptować każde zlecenie, które jest dla nich interesujące. Średnio na naszej platformie jest ok. 160 ładunków tygodniowo.

To świetne źródło dodatkowego biznesu dla naszych podwykonawców. Codzienne odwiedzanie pulpitu nawigacyjnego AsstrA może przynieść im niemały dochód.

Dodatkową zaletą systemu dla przewoźników uczestniczących w programie jest to, że w jednym miejscu mogą zobaczyć wszystkie istotne informacje dotyczące współpracy z AsstrA: umowy, uzgodnione stawki, umowa przepustowości itp. Potencjalni przewoźnicy mogą również skorzystać z portalu, aby zostać zatwierdzonym przewoźnikiem.

Jeśli przewoźnik podłączy swój system telematyczny używany w samochodach ciężarowych, lokalizacja tych pojazdów może być śledzona na platformie. Te dane o lokalizacji mogą być udostępniane klientom, więc jest to korzystne dla wszystkich stron. Klient zawsze ma wgląd w swój ładunek w transporcie, aktualne informacje o tym, czy odbywa się zgodnie z harmonogramem i planowanym czasem załadunku. Dzięki połączeniu EDI wszystkie te informacje mogą być dostępne online lub bezpośrednio do własnego systemu firmy bez dodatkowego logowania, aby zapewnić dobrą widoczność całego łańcucha dostaw. Na przykład dużo pracujemy z firmą Procter & Gamble, która korzysta z naszego systemu przy obsłudze zleceń.