Kariera
Praca zdalna w ciągu ostatnich pięciu lat kojarzona była głównie z przywilejem freelancerów. Dzisiaj z powodu wybuchu epidemii firmy z różnych branż na całym świecie decydują się na ten format pracy. Pracownicy firm, które nie praktykowały wcześniej home office, muszą dostosować się do nowego formatu pracy. Niezbędne jest rozwinięcie w sobie większej odpowiedzialności i samoorganizacji przy obowiązkowym przestrzeganiu zasad cyberbezpieczeństwa.
Zwyczaj pracy zdalnej w międzynarodowej grupie kapitałowej AsstrA był praktykowany na długo przed wybuchem epidemii koronawirusa. Dlatego też masowe przejście na tryb home office przebiegło sprawnie i „bezboleśnie” w przypadku procesów biznesowych.
O organizacji pracy zdalnej, która pozwala bezpiecznie i produktywnie przeczekać rozprzestrzenianie się wirusa, opowiada Dmitry Lagun, CEO międzynarodowej logistycznej grupy kapitałowej AsstrA.
Praktyka pracy zdalnej w AsstrA pojawiła się w 2008 roku. Dzięki technologiom informatycznym pracownicy mogą obsługiwać Klientów, wchodzić w interakcje z dostawcami i prowadzić wideokonferencje z domu. Dlatego teraz, przy przymusowym przejściu niektórych biur na tryb home office, nic niezwykłego się nie dzieje. Zasady pracy nie zmieniły się. To plus, ponieważ nie ma niepotrzebnego stresu. Zwłaszcza gdy w wielu regionach zapanowała panika.
Jako pierwsi, od stycznia 2020 r., na tryb home office przeszli pracownicy oddziału w Szanghaju. Od połowy lutego biuro w Bergamo również zaczęło działać zdalnie. Następnie dołączyły biura w Warszawie, Wilnie i Pradze. Kierownicy oddziałów ściśle monitorują sytuację w regionach, przestrzegają zaleceń władz i szybko na nie reagują. Obecnie do biur działających zdalnie przyłączyły się także biura przedstawicielskie AsstrA w Kijowie i Ałmaty.
- Jakie trudności towarzyszyły przejściu na home offce i w jaki sposób udało się je pokonać?
Dużym plusem jest to, że pomyśleliśmy o przyszłości i wykorzystaniu otwartych perspektyw już 12 lat temu. Obiektywne trudności to głównie przepustowość dostawców usług internetowych, budowanie relacji z centrami danych, organizacja duplikacji kanałów komunikacji, stabilność systemów i szybkość reakcji.
Są to zadania, które należy rozwiązać, budując scentralizowaną infrastrukturę IT. Bezapelacyjnie najważniejszą kwestią jest bezpieczeństwo. Szczególne słowa wdzięczności należą się pracownikom działu IT, którzy zawsze idą z duchem czasu, kiedy będąc nawet o krok wcześniej. W pośpiechu ciężko jest jakościowo rozwiązać tego typu zadania. Potrzebujemy zrównoważonego podejścia i pokaźnych inwestycji.
- Jakie narzędzia pomogły w przejściu na tryb pracy zdalnej?
Poważnym impulsem do budowy nowego systemu było przejście od samodzielnych produktów do potężnego zewnętrznego systemu ERP, a więc do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ang. enterprise resource planning, ERP). Niezbędnym okazało się nowe spojrzenie na architekturę IT. Dzięki temu krokowi dziś AsstrA jest w stanie sprostać nowym wyzwaniom.
- Jak z punktu widzenia pracodawcy należy kompetentnie organizować pracę zdalną?
Ważne jest, aby zbudować system motywacji, który sprawi, że osiągnięcie wysokich wyników będzie na pierwszym miejscu. Taki system wesprze zaangażowanie pracowników w sprawy firmy. W przypadku pracy zdalnej jest to niezwykle ważne. Konieczne jest także wdrożenie modelu monitorowania czasu, w którym będą wyświetlane informacje o pracownikach: kto pracuje, kto odpoczywa, kto jest chory, na urlopie lub w podróży służbowej. Przydatne jest zbudowanie mechanizmu oceny wydajności zarówno działów, jak i wyników osobistych, jeśli wymaga tego model biznesowy.
Programowanie zwinne (tzw. metodyka agile), a więc zdolność do pracy z iteracjami i podejście projektowe, pomagają również przejść do pracy zdalnej przy minimalnych stratach. Pracownicy i kierownicy muszą być w stanie pracować zdalnie, pozostając zespołem. Działy i grupy robocze powinny być przygotowane na spotkania wirtualne.
Dziś najważniejsze jest zachowanie spokoju. Wszystko przeminie. Koronawirus też. W Chinach sytuacja trwała 2,5 miesiąca, po czym ustąpiły napięcia związane z epidemią. Po kwarantannie pracownicy oddziału w Szanghaju wrócili do pracy w biurze, podobnie jak większość chińskich firm. Sytuacja w Chinach stopniowo się normalizuje. Oczekujemy, że w Europie nie potrwa to dłużej. Zespół AsstrA kontynuuje pracę. Dzisiaj logistyka jest niezwykle ważna, ponieważ ktoś musi dostarczyć niezbędne towary na półki sklepowe i do konsumentów.